COVID19: Reglamentación de reuniones no presenciales de Juntas de Socios, Asambleas Generales de Accionistas o Juntas directivas

Consulte una versión más actualizada de esta información en este webinar: Reuniones de socios y juntas directivas en la nueva normalidad: Decreto 176 de 2021

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo reglamenta las reuniones no presenciales de Juntas de Socios, Asambleas Generales de Accionistas o Juntas directivas

Ante la declaratoria de emergencia sanitaria decretada por medio de la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 por parte del Ministerio de Salud y Protección Social y la adopción de medidas para reforzar la fase de contención del Covid-19, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo expidió el Decreto número 398 del 13 de marzo de 2020 (en adelante el “Decreto”), con el fin de reglamentar el artículo 19  de la Ley 222 de 1995.

A continuación lo explicamos de una forma resumida:

1. La expresión a «todos los socios o miembros» del artículo 19 en mención se predica de quienes participan en la reunión no presencial, y no de la totalidad de los integrantes del órgano respectivo.
2. Las reuniones no presenciales deberán observar las normas legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías, de las reuniones presenciales.
3. Será responsabilidad del representante legal de la sociedad: i) dejar constancia en el acta sobre la permanencia del quorum deliberatorio  durante toda la reunión,  de manera que se garantice la asistencia mínima para la toma de decisiones y;  (ii)  hacer la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.
4. De manera transitoria, y solo en aquellas sociedades que a la fecha de entrada en vigencia del Decreto 398 hayan convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el año 2020, podrá, hasta un día antes de la fecha de la reunión convocada, darse un alcance a la convocatoria, precisando que la reunión será de aquellas catalogadas como no presenciales.
5. El alcance de la convocatoria deberá cumplir los siguientes requisitos: i) indicar el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios o sus apoderados; ii) hacerse por el mismo medio que se haya utilizado para realizar la convocatoria.
6. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a: i) las reuniones mixtas, esto es, aquellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios y; ii) a todo tipo de personas jurídicas .

¿Dónde puede consultarse el texto del Decreto?

El Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 se encuentra disponible en este enlace.

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